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情報理論的實踐貴在標準作業程序的導入

關鍵字:情報週期管理
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科技產業資訊室 (iKnow) - David 發表於 2013年4月17日

在【商業情報學的小細節與大關鍵(中)】一文中,我們介紹情報作業的主流程,分為平時與戰時,戰時情報作業起始於任務賦予,終止於兵棋推演時之情報運用及對應決策。平時情報作業重在從外部資料到內部資訊的資料系統化與結構化,戰時作業方才啟動有目的性的情報處理作業。

若進一步考量我們在【情報週期管理意涵與方法】一文中所討論之情報週期(Intelligence Cycle),則完整之情報作業標準作業程序,如圖一。情報週期如同PDCA戴明環之概念,均為一系統化的情報作業流程,包括指導(Direction)、蒐集(Collection)、處理(Processing)、運用(Use)與回饋(Feedback)等五個步驟。若將上述五步驟對應到規劃(Plan)與執行(Do)兩大類,則規劃對應到指導,執行對應到蒐集、處理與運用,PDCA循環之滾動機制則對應到回饋。不論是平時的資料到資訊流程,或是戰時的情報規劃與情報執行流程均吻合此架構。

《郭語錄》定義:「系統=流程+表單」。情報系統可表示成情報作業流程加上情報作業表單。情報作業流程如圖一所示,情報作業表單即是對應情報作業流程之圖表,特別是情報規劃階段所設計的待完成圖表。不論是平時階段與戰時階段,情報規劃步驟或是情報指導步驟均為關鍵。

情報規劃階段要”規劃”什麼呢?即是”規劃”後續情報蒐集、處理與運用之內容。

在平時,情報規劃階段主要以內外部環境之監視為主。其中,外部環境即PLEST分析、產業鏈之波特五力分析、3C分析之競爭者與客戶分析,內部環境分析即是企業內部之商業情報分析(Business Intelligence),亦即ERP系統所產出之結果。需要說明,平時情報規劃與收集並未有特定目的,而是為後續戰時之情報規劃與運作作準備。

戰時情報規劃,至少包括分析決策需求之任務內容、分析該決策需求之現況、分析未來決策環境、分析近期競爭者營運模式、以及假設競爭者的可能目標與動作。戰時情報規劃最為關鍵者為分析決策需求之任務內容,並且是根據此決策需求展開其對應情報蒐集內容。

不論是平時或戰時,情報規劃階段之產出即是情報蒐集與運用計畫書,及對應之細部工作表單。

情報之蒐集包括透過第一手人員之調查,及二手資料的分析。其中,二手資料分析包括透過網絡所進行之資料庫分析,及所有該主題所有文獻之收集與分析。情報蒐集後情報處理階段,包括將所蒐集資料編目建檔,確認與鑑別資料之屬性與真偽、區分資料的等級與將所蒐集資料整理成特定格式等。情報的運用即是將所蒐集與處理之情報,整理成用於兵棋推演之情報文件,並用於兵棋模擬上。

從圖一標準作業程序可以看出,平時之情報規劃與戰時情報規劃扮演整體情報作業的核心。企業或組織情報官需負責此兩艱鉅工作,包括時時問自己企業的情報資料庫該如何建立,該蒐集哪些資料,該由誰收集,該採用哪些工作等。戰時,也應針對此任務與專案,擬定戰時情報作業之作業準則,包括瞭解決策需求、剖析決策需求之目標、建立決策環境情報、剖析競爭對手近期營運模式、假設競爭對手之目標與作法,展開競爭對手目標與作法之對應指標、擬定情報蒐集計畫與展開資料之蒐集、處理與運用。

最後,情報理論的實踐貴在標準作業程序的導入,並且透過平時與戰時的知識管理(Knowledge Management)一一累積經驗,並持續精進之。(1200字;圖1)

圖一 情報作業標準作業程序

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Source:科技政策研究與資訊中心—產業資訊室整理,2013/03

參考資料:

  1. 商業情報學的小細節與大關鍵(中), http://cdnet.stpi.narl.org.tw/techroom/analysis/2013/pat_13_A013.htm
  2. 情報週期管理意涵與方法, http://cdnet.stpi.org.tw/techroom/analysis/2008/pat_08_A013.htm
  3. 流程與組織競爭力的關係, http://cdnet.stpi.org.tw/techroom/analysis/pat_A062.htm

 
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