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合約的有效撰寫程序 案例二:平電的法務部門

關鍵字:合約撰寫法律問題
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科技產業資訊室 (iKnow) - 陳歆 發表於 2014年5月13日

案例二:平電的法務部門

因為德斯拉和平電的特效電池模組供應價格無法達成共識,僵局迫使了平電業務老將朱協理命令小陳去找德斯拉經理約翰瓊士進行進一步的談判。其實,德斯拉很需要平電所能供應的電池模組,而瓊士也想要一個可靠的供應廠,因而同意雙方更進一步的談判。小陳回來報告給朱協理時,平電法務部門的周主管也在,老朱則說,「很多公司其實也沒有正式的合約而可以照樣做生意,你跟瓊士口頭上的同意就可以了,我就放貨了!」周主管則反對說,「公司最好現在就要擬定一份能處理所有問題的合約來管治我們與德斯拉之間的生意」。兩個人接著就吵起來。小陳看狀況不妙,就建議要不要問平電業務副總的意見。

熊副總雖然不怎麼欣賞常找他獻殷勤的周主管,他更不賞識他接任業務副總時已經在部門十八年之多的朱協理,則認為公司裡的幾位官僚和老幹部在妨礙經營的現代化。他於是就決定說,「我希望公司能與德斯拉多做生意,為奠定長久的關係,我覺得是需要一份正式的合約。請法務部門寫好能處理所有會發生的法律問題的合約,我會告訴德斯拉的業務副總下個禮拜四會給他們簽」。周主管很得意地回部門,就指示契約組的黃組長,開始動工撰寫一份完整的買賣協議書。

契約組東查西抄花了三個多禮拜,終於寫完長達二十五頁的一份極為詳細的買賣協議書。但是,紙版快遞德斯拉法務部門之後,不料對方對合約中的許多條款有意見,而在合約上以紅筆表記修正的要求和繁多的註解。平電法務又花了一個禮拜的時間來仔細察看德斯拉法務的潦草不清字跡,而在其修改上,再加上了自己的修改和解說。合約的初稿逐漸成為一團紅墨水泥濘。在雙方看不大懂對方的修改,而經過數次的電話,加上意見不和(尤其對售價的問題),兩家公司的法務部門就開始吵架。

過了將近一個月的爭吵,德斯拉的業務副總史密斯就不耐煩地打電話給熊副總,警告說,時間緊迫,合約若不能及時擬定,德斯拉不得已就要轉單。熊副總就轉告朱協理和周主管,而可想像,老朱就急躁地跳腳罵周主管「就知道搞合約會礙事!」。

升龍參加了周主管開的部門緊急會議。周主管開門見山,「對方說我們的合約很多條款不得要領,妳們怎麼搞的!」黃組長挨罵之後,就辯白說,「妳也沒有告訴我們德斯拉交易的背景,我們只能按照一般合約的模式而努力編寫一份能確保公司權益的合約」。

黃組長詢問小組成員有沒有建議時,升龍則舉手說,「我和業務朱協理討論過這個案子,負責德斯拉的訂單是我的朋友小陳,狀況是這樣…。」升龍接著就有條有理地描述了雙方交易的來龍去脈,也加了方老師的話以及他自己的法律意見。黃組長本能上會欣賞稍帶帥氣的升龍,也覺得他或許可以替代她跟客戶公司的人聯絡溝通,即謝謝兩句,就叫他坐下。

◆◆◆

在如此複雜的組織,要產出有利於公司的專業服務也不容易!升龍也察覺到,公司的人對法務部門不是在嘲笑他們不懂公司的產品和生意模式,就是批評在求法律上的服務時,法務人員只會警告凡事都有法律風險,卻沒有提供任何可行的處理方案。

升龍在想,或許可以藉由德斯拉的案子作為法務部門辦事的新範例,若能有效率的提供一份有品質的合約,就會提升法務部門在公司的形象。然而,升龍雖然學過契約法,他沒有撰寫合約的實際經驗。更且,他聽小陳說朱協理根本反對用合約來做生意。究竟如何是好?

升龍於是就跑到學校,等方老師下課時,就問她德斯拉的案子是否一定要擬訂一份正式的合約?方老師就說,「你們是第一次與德斯拉直接交涉,而僅口頭上的協議恐怕不夠慎重,為避免往後的爭議會無謂地消耗經濟效益或破壞公司之間的互信,你們應該至少以備忘錄或意向信作為新生意關係的記錄。而更好的是雙方應該一起擬定一份「綜合採購協議書」(General Purchasing Agreement)、「綜合供應協議書」(General Supply Agreement)、或「綜合買賣協議書」(General Sales Agreement)。如此也可以正式地鑑定生意關係,且有生意來往會繼續下去的含義。

許多國內廠商,或許是因為忽略,或是息事寧人,確實以無合約而做生意。即多半為賣方的廠商,因為沒有合約所明定的法律責任(譬如專利侵害賠償責任),對方就無根據要求賠償。但是儘管如此,為避免得罪客戶商,供應商還是需要負責。沒有合約,對供應商的負面效應是賣方的權利也沒有明定(譬如遲付款的利息懲罰),而發生爭議時,也沒有合約的明文可引述。故而,我會勸告國內公司,有規模的交易最好還是利用一份正式的合約,尤其與契約法極熟悉的外商交易,一份由雙方謹慎而擬定的賦予雙方適當的權利和責任是不可或缺的「現代國際貿易工具」。

升龍接著就問,「那,有沒有什麼辦法可幫我們的法務部門能比較有效率地撰寫合約呢」?方麗美法學院畢業就任職一家著名的律師事務所,而美國半導體大廠英德爾是事務所的客戶,他們的內部律師胡德福曾與方麗美一起處理公司的合約糾紛。因此,方律師就學會高科技廠商是如何擬定合約,即是按照一個標準程序:

  • 先由我方業務與對方的採購談好交易的基本事宜,如產品、價格、數量、時程、送達和付款的基本條件、交易的特殊事項、以及雙方負責人名字和職位。法務會提供一份題列標準項目的表格(也會有特殊狀況的空格可使用),該表格也就是所謂的「條件清單」(Term Sheet)。倘若交易有基本上不可解決的爭議,就會在談Term Sheet階段出現,而雙方不用浪費時間,就可以回家,亦即沒有生意可做。如此就有經濟效益,而公司可以很快地轉身另找更適合的生意夥伴。Term Sheet若能擬定成功,就可以進入第二階段。
  • 雙方業務代表簽好Term Sheet 之後,就可交給其中之一的法務部門當主筆,而依照Term Sheet的項目撰寫一份正式的「備忘錄」(Memorandum of Understanding, MOU),或「意向信」(Letter of Intent)。備忘錄除記載條件清單上的基本項目之外,也會加上當事公司的介紹、交易的背景、一些好話(如甲公司是全球最大的電池模組製造廠,乙公司是世界著名的先進電動車廠等),而交易進度若要緊,加以主要事件的時程表等項目。因為備忘錄是表述雙方對交易的願望以及合作的精神,雙方若有基本上的不同意見,就會在簡短的備忘錄撰寫時發生,而若是解決不了的難題,備忘錄就無法擬定,則又有機會以很有效率的方式提早結束交涉。雙方若能成功地擬定備忘錄,就給高層簽署,同時告示此新生意之即將進行。但是須注意,一般備忘錄並非具有約束力,若雙方沒有進一步的相關文件(如一份正式的合約),或雙方同意的話,一份備忘錄在缺乏其他的證據,也有一定程度的法律效力。
  • 雙方高層簽署備忘錄之後,就是交易的主要事項和條件的合意證明,而高層從備忘錄就會知道新交易的性質和重要條件,則無須去瞭解法律的專業事項。因為交易的主要條件已經有共識,法務現在不用再跟對方談判或爭取任何交易上的主要條件,也就可以按照契約法的用語而開始按照備忘錄而撰寫合約的主要交易條款。再加上交易所需要的標準條款,包括合約中止的權利和責任、賠償責任、準據法、不可抗力事項、整合條款、條款的獨立性質等,最後也就是一份「完整協議書」(Final Agreement)。
  • 規模重大的合作案可由法務和公關兩部門主持,並邀請媒體參加的「簽署儀式大會」(Signing Ceremony)以便爭取公關宣傳和老闆出風頭的機會。

其實,英德爾是將方麗美從事務所挖角,到公司任職有五年,也充分地瞭解到以上的合約撰寫標準程序是如何既有效率,又能促進合約本身之外的互信和公關利益。譬如說,標準程序可減少雙方公司的爭吵,即交易的生意矛盾或基本上的不同意見,就會在初步階段發生,而不會隱瞞在漫長的交涉而逐漸破壞感情。擬定合約的標準程序也會助於提早粉碎若干業務的幻想,即根本不可能美夢成真的訂單,可以在Term Sheet階段就會終止,且避免浪費時間來寫「小說型」的合約。「條件清單、備忘錄、完整協議書」的程序也會分清楚各自的專業領域,即法務主管可少參與生意的洽談,而業務主管可少參與合約的擬定。此標準合約程序不但能節省時間和精神,且可有效地避免兩部門的外行講內行話。尤其專業法務而言,最怕的是業務部門主管提出不可行的法律意見,僅因為是主管,大家要聽從,而如此不但浪費時間,主管若堅持,反而有傷害公司利益之虞。

然而,公司內部的相關業務與法務人員的溝通卻格外要緊,但所討論的題目,應該是由相關議題的專家來主導和決定最後的處理方法。如果有備忘錄之後的爭議,可由雙方法務來解決,不用破壞雙方業務之間的感情。

操作上,擬定任何法律文件,開始應該以電子檔撰寫,以便由追蹤修訂來修改,且要注意版本管制(雙方在參考不同版本而作修改是經常發生的事)。法務人員另外要知道,許多主管是不大會用電腦,若堅持要以紙本擬定合約,只好經過他們電腦操作熟悉的秘書來處理合約的修改(即秘書可以將老闆的手寫修改輸入電腦的電子檔)。

完整的協議書(Final Agreement)務必以具有收發紀錄的快遞交換,若有臨時的更改,雙方簽署人必須在每一更改處簽字。有一些公司是規定簽署人要在合約的每一頁簽字,但是主管們一般只會看得懂相關產品和售價的部分,而如此的舉動只是為在爭議發生時,雙方不得說他沒有注意到系爭條款。但是,這問題可藉由「閱讀合約的責任」處理(參照第九章節討論)。

公共政策和經濟效益而言,快速及有效率地擬定對經濟發展有利的合作關係,當然是符合公共政策;則更微妙的效應是減少當事人之間的摩擦、讓專業人發揮擅長而促進效率、和以階段性進行,可提早結束不可行的交易,就更能減少錯過其他機會的成本(opportunity costs)。

然而,合約的標準程序或許是最意外的效應,是能解決代表公司進入合約關係的權限問題。即重大交易的簽署規定可指定副總理以上才有權簽署Term Sheet,而備忘錄和完整的協議書限制總經理以上有權簽署。當然規模或金額比較小的標準程序也可以調整簽署權;譬如,可由協理級簽署Term Sheet和副總經理簽署備忘錄和完整協議書。如此,合約的標準程序可由大小交易案的分類,讓高層從備忘錄知道重大生意的基本性質,且毋須參與日常生意的例行生意案」。

升龍聽完方律師的經驗談之後,對她深表感謝,就回到公司解釋給周主管和黃組長聽。周主管對別人意見一貫不削,則以「聽起來太複雜,但先人事,事就成,我去跟上層談,看他們的意見!」,即就離去希望可以藉機見公司總經理。黃組長知道應該聽從方律師的專業建議,先解救德斯拉的合約要緊,就叫升龍去跟業務合作試試看。如此一個人往上找外行決定內行事,另一人就依照專業意見開始運作,哪一個動作會有助於公司的經營?

到了業務部門,升龍發現小陳正向朱協理辦公室道歉賠罪,也提出達成協議的建議,但朱協理不認同而又開始罵小陳。升龍則故意大聲咚咚敲門而入。升龍提到瓊士可能會利用承諾禁反言,知道錯誤而在「快手取得便宜」的反擊。此時「商場如戰場」出身的朱協理就聽進去了,而為避免爛灘纏身,他就命令小陳和升龍去跟瓊士談判。

兩人到了德斯拉臺北總部發現,瓊士也請了德斯拉的內部律師湯布朗參加,而或許是因為瓊士知道他有「快手取得便宜」之嫌,他很願意聽小陳和升龍的解決建議。升龍就向布郎建議小陳和瓊士應可利用他帶來的Term Sheet表格來一項一項訂定交易的基本事宜。結果,小陳和瓊士很順利地談好了特效電池模組的數量和送達時程,但未解的焦點爭議還是每片的價格。

此時,布朗就說德斯拉有權依據承諾禁反言強制三百元的價格,但升龍就指出,承諾禁反言其實是一個衡平法原則,而應該以其中的「惟違約之救濟措施得依照該公道而受限制」。緊跟著,小陳就向瓊士提出解決談判僵局經常使用的各讓一半(split the difference)來解決價格問題。即特效電池模組的一千片以上的市場價是$450,而小陳提出的價格是$300,所以雙方可以達成的協議是$375。

因為仍然是極有競爭力的特效電池模組價格,瓊士假裝深思之後就一口答應。但是升龍則看在瓊士的反應,就覺得可以試探趨緩平電的損失,即要求在協議書上加入「壹千片以上的優惠價往後應該跟隨市價的浮動而調整」的條款,且德斯拉要與平電簽一份長期合作的協議書。瓊士也要找一家可靠的電池模組供應廠,所以跟布朗低聲談了一下,就答應了。如此平電和德斯拉就達成協議了,而雖然吃了前五千片每片$75的小虧,平電贏了大廠德斯拉的信任,而升龍要到的長期合約會奠定雙方接續的合作。

小陳和升龍與瓊士和布郎握手之後就告辭了。Term Sheet分別給熊副總和史密斯簽字之後,Term Sheet就送到法務部門。周主管就轉交給黃組長,而契約小組,在參考網路上的英文備忘錄樣本之後,就依照條件清單而撰寫了一份正式的備忘錄,即當天下午就完工,交給周主管。業務熊副總和法務周主管接著就親自送到總經理辦公室簽名,然後就將兩份備忘錄以快遞方式送到德斯拉臺灣總經理簽名(一份留在德斯拉,另一分簽署好的備忘錄以快遞還平電)。

簽好的備忘錄現在可以做最後完整合約的骨架,而因為雙方對交易的主要事項已經有共識,合約的主要條款很快就寫成,而契約小組參考了部門的契約檔案中來自外商的買賣協議書之後,稍微進行復合德斯拉案的修改,再抄襲一些標準條款,即便就能順利地湊成平電第一份與外國大廠的「綜合買賣協議書」。整個過程兩天就完成。

在法務部門和公關部門一起舉辦的《平電德斯拉綜合買賣協議書簽署儀式》,公司公關小姐就遞上法務部門準備的金邊皮質夾包裝的協議書給神采奕奕的平電總經理和德斯拉臺灣總經理各自簽名三份(當事公司各一份,另一份給工業局登記)。簽名、握手之後,兩位總經理就轉向攝影機,而當天晚上電視產業新聞報導也有平電總經理出盡風頭所發亮的臉孔。

第二天,平電總經理就招來周主管說,「從不知法務會有這番功能,做得很好,這月公司就會撥出妳部門一場慶祝午餐的特別費,妳也會有一份可觀的獎勵金!」周主管飄飄然地回部門就找來黃組長說,「我的《條件清單、備忘錄、完整合約》的程序看起來很有效,往後的所有交易就要如此進行」。

升龍也被邀請參加契約組的慶祝午餐。周主管在對部門致詞時說,「真沒有想到,本來一件很糟糕的案子,就會給我們很意外的表現機會!今後我會派遣契約小組的成員參加合約程序的每一回合,如此我們可以確保合約品質,同時增加本部門在公司的知名度!」

用餐時,黃組長就問坐她旁邊的升龍對她的新合約程序有沒有意見。升龍就說,「其實,我認為Term Sheet談判時應該只有業務在場比較妥當,若有法律議題,法務人員依需要就可參加。如這次德斯拉案,已經有價格和拒絕送貨的爭議,所以我就在,但是一般生意只有比較熟悉的業務在場,即可維持純談生意的氛圍,而避免伸張法律權利可能會引起的對峙。德斯拉布郎律師告訴我,外國生意人一般認為律師在場只會把談判「膠黏住」(gum up the works)。但是我看,若能增強他們的立場,他們一定會帶律師來,而對方若有律師在,本公司也要奉陪,以便平衡專業的局面」。

黃組長原來是怕經常忙著討好上層的周主管,會指派她參加業務的談判。她自認自己擅長的是英文合約分析,而她的一貫作風是待在部門,不太想跟外國人開會,更怕外國律師。所以她不想參加談判,升龍的一段話剛好符合她的工作願望,所以她跟升龍說,「聽說你的英文會話不錯,往後請你多代表契約小組參加業務的談判」。(6038字)

 

撰稿者:陳歆博士 Dr. Robert H. Chen

現職

  • 臺灣日月光集團研發中心高級顧問
  • 國立臺灣大學法學院兼任教授
  • 美國加州執行律師
  • 美國專利暨商標局註冊專利律師

經歷

  • 奇美電子資深副總經理
  • 國際律師事務所Baker & McKenzie資深顧問
  • 台積電處長
  • 宏碁電腦副總經理
  • 美國舊金山灣區數家律師事務所執行律師
  • 史丹佛大學電機係講師
  • 史丹佛大學雷達天文學中心研究員
  • 密西根大學天體物理研究室研究員

學歷

  • 密西根大學天體物理學博士
  • 史丹佛大學電機學後博士
  • 加州大學柏克萊分校法學院法學博士

 
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