專利的力量：微軟如何高效率管理其智慧財產權
CPA Global新聞稿 發表於 2018年7月31日
圖、專利的力量：微軟如何高效率管理其智慧財產權
在微軟，精準地獲得和管理專利相當重要。高效率的專利管理不僅僅支撐公司的產品和服務，同時是激發公司持續發展和創新，保持競爭力的基礎。
“我們是一家專注於創新的科技公司 - 智慧財產權是我們的產品，” 微軟公司對外及法律事務部（Corporate, External and Legal Affairs, CELA）首席律師助理Michelle Crosslin 指出， “我們的專利能保護公司的智慧財產權和客戶。”
微軟的90,000件有效專利是使其保持競爭力的策略資產。要保持這一競爭優勢至關重要。隨著公司迅速發展，管理專利的流程逐漸老化，競爭對手變得更快，這讓專利管理變得充滿挑戰。
“我們在掌握資訊方面和所使用的工具已經脫節，”Crosslin說。 “這使我們很難以最快的速度提交專利申請-競爭對手很有可能會追上我們，風險因此而增加。”
微軟的專利申請需要跟上員工創新的步伐。 “我們的業務正在蓬勃發展，” Crosslin說。 “這造就很多高品質的專利。”
要瞭解這意味著什麼，我們首先要明白智慧財產權的管理隊伍日益增加的工作。每年微軟員工會提交大約5000個有潛力申請專利的創新想法。該團隊30名律師和15名律師助理所面臨的挑戰是要逐一審查所有想法，並與發明人協調，然後選擇哪些最適合申請專利。
這是很大的工作量。
為了應付如此龐大的工作量，該團隊一直依靠外部供應商來彌補人手不足的缺陷。但現在即使這樣也不夠應付如此龐大的工作量，特別是當新法規促使競爭對手也更快地提交專利申請。
2013年，美國專利制度從「先發明原則（First to invent）」修改為「先申請原則（First-inventor to file）」，引發了一連串的變化，使專利申請的速度變得更加重要（也令申請專利流程變得更加緊迫）。“我們有一個90天或更長的申請系統，而我們發現許多無法成功獲得的專利是因為被其他公司或發明者更快提交申請所導致，”Crosslin說。“我們甚至曾經因為五天的差距失去了一項專利。”
更艱難的現實是，團隊正掙扎地使用當時的協力廠商內部智慧財產權管理系統。團隊的領導意識到微軟需要徹底改革現行的整個專利流程。轉型勢在必行。
重啟專利
為了解決這一挑戰，兩年前團隊採用了一套能在微軟Azure上運行的全新專利管理工具 - CPA Global提供的Memotech。軟體的導入是與法律事務部的IT合作夥伴，核心服務工程和營運部門（Core Services Engineering and Operations, CSEO）共同進行的。
“啟用Memotech為我們提供了一個更易連結的作業流程，”負責幫助CSEO 團隊導入新專利流程的資深專案經理Jon Dammand說到，“我們一直在管理整個流程，使用同一系統，而使用Memotech之前的管理流程可謂一場惡夢。”
將專利集中到一個端到端系統允許團隊簡化審查的流程，將專利申請所需時間縮短至45天，並將團隊管理進行中的專利檢索工作處理能力提高3倍。CELA智慧財產權營運總監Melanie Carmosino表示：“我們希望在45天之內完成申請，這十分重要，因為你不提交文件的每一天都有可能讓其他人截足先登，”CELA智慧財產權營運總監Melanie Carmosino說。 “新系統還能夠處理我們所有的專利檢索，不像以前的系統只能處理一部分。”
此外，使用一個系統去管理所有事務能讓團隊創建同一組資料 – 反映同一版本的現狀- 從而產生洞見。 Carmosino說：“過去，我們需要花大約兩到三周的時間來編寫報告，因為我們要透過IT或其他人進行此操作。“現在我們可以在五分鐘內自行完成製作一份報告。”
該團隊還抓住機會改變專利流程，摒棄未使用的專利，削減了不必要的步驟。
“自從我們實施Memotech以來，我們花了近一年半的時間去整合專利組合，摒棄低價值的資產。” Carmosino說：“擁有龐大的專利組合十分難管理，而無價值的專利會持續產生年費維護的費用，耗費我們的資金。現在我們可以更好地瞭解我們的專利組合，為業務做出更優化的決策。”
現在有了一套全新專利管理工具，團隊正期待接下來會發生什麼。
“展望未來，我們可以利用現有的資料，更佳地分析我們對專利流程所做的一切改進，並從中學習，”Carmosino說。
她表示，這將使團隊更深入地瞭解其整體專利組合，從而透過摒棄低價值資產來削減管理成本。更重要的是，它將繼續確保公司的專利組合成為企業策略的核心資產。
專案背景介紹
微軟文化持續地強調擁抱最新最偉大科技的重要性。然而，其IP部門卻發現自身使用的工具老舊過時並完全不能滿足日益增長的需求，而且維護成本高昂。在開始使用Memotech之前，IP部門使用7個SharePoint網站來處理不同的IP工作流程，造成發明管理與報告平臺不能相互連通；生成一份報告往往需要花費幾周的時間；並且一個資料庫竟然有多達250人擁有管理員許可權；而且資料品質並不好。在微軟的年度員工民意調查中，IP部門有將近20%的回饋反映了需改進現有工具和流程的需求。
展望未來，其IP部門的工作量並不會停滯或減緩，而是不斷地在巨量增長：每月10,000件美國案件及12,000件海外專利局案件，加上更多地分析工作。微軟該如何重新定位其IP功能並找到有效的解決方案？
經過嚴格的徵詢方案(RFP)和概念驗證(POC)評估，三家智慧財產權管理系統供應商入圍。最後，CPA Global的Memotech以全部投票通過獲得IP部門各功能代表（專利、商標、著作權、併購、資產剝離、政策團隊、IT）的一致通過作為最優秀的選擇。Memotech將作為IP中心，微軟 Power BI將作為報告和分析的主要來源。公司選擇了Azure雲端服務來運行這一全新的端對端系統。
在評估過程中Memotech滿足所有關鍵需求。滿足要求的同時，客製化的改變大幅減至最低，這一點在選擇過程中顯得非常重要。微軟願意投入時間回顧現有IP流程並進行工作流程改進，而不僅只是客製化Memotech來支持既有且熟悉的流程。這一點被認為是關鍵的成功因素之一。
微軟在整個實施過程中反應迅速高效，確保了領導層和專案團隊的高度參與以及專案對整個組織的高度透明。他們還利用這一機會評估和重新定義了主要工作流程，充分利用最佳實踐和自動化手段來提升效率。
Memotech專案實施後微軟整個IP技術和流程在效率、生產率、安全性和回應性等各方面都有了巨大的改進。
關於Memotech
Memotech是CPA Global開發的新一代智慧財產權管理軟體。作為CPA Global智慧財產權平臺的一個組成部分，Memotech提供可配製的企業解決方案，在智慧財產權生命週期的各個階段，連接領導者、發明人、研發團隊、智慧財產權團隊，以及律師團隊，大幅提升管理效率和組織透明度。Memotech擁有靈活、直覺的使用者介面，大為簡化的資料登錄過程，將顯著提升企業智慧財產權管理效率。更多瞭解Memotech，請前往https://www.cpaglobal.com/memotech-ip-management-system-for-corporates 。
關於CPA Global
CPA Global是全球領先的智慧財產權管理和技術公司。每天，我們為超過 10,000 個客戶提供服務，與全球數百萬的智慧財產權用戶溝通聯繫。CPA Global分支機構遍佈歐洲、美國和亞太地區，為眾多世界知名的企業和律師事務所提供智慧財產權管理軟體、服務、及資訊產品，幫助其控制風險及成本並提升業務能力，實現更大的商業和智慧財產權資產價值。公司旗下核心業務及產品包括海外專利和商標的年費維護，權利人的移轉和變更、專利檢索和分析服務、全球化智慧財產權管理軟體IPONE等。CPA Global於2015年底收購了知名專利資料庫Innography公司。
CPA Global於 1969 年成立於英屬澤西島。在全球設立分支機構並建立廣泛的代理所網絡，擁有近3000名員工，遍佈美國、英國、印度、德國、韓國、日本、中國等主要國家，為 200 多個轄區的客戶提供智慧財產權服務。更多資訊請詳閱www.cpaglobal.com。
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