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訴訟費用控管之兩全其美 -- 維持律師士氣獲得勝訴, 且同時替公司看緊荷包

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科技產業資訊室 - Legolas 發表於 2017年11月14日

圖、專利侵權訴訟費用控管

當公司牽涉到國內外專利侵權訴訟時,其所需要的法律專業和團隊人力,往往超出公司資源所能負荷的內部法務人員編制規模;因此一般公司必然要尋求外部事務所的服務來遂行專利侵權相關的法律爭訟活動。
 
在美日歐洲等國,提供專利訴訟服務的外部事務所,大多是按照小時計費.作者所了解最平價的中小型美國事務所的專利律師鐘點費,目前合夥人律師約在每小時 US$ 650 美元以上,資深受雇律師 (senior associate) 約在每小時 US$ 400 美元以上;雖然專利訴訟律師的鐘點費水準遠遠比不上財務相關律師鐘點費水準 (2016 年每小時US$ 1500美元),但因為美國民事訴訟蒐證程序 (discovery),需要耗費大量人力物力.故造成美國專利訴訟相關費用很可能輕易超過數百萬預算額度,甚至上看千萬美金。
 
早期階段於2008 年左右,部分台商仍在摸索如何應對美國專利訴訟,作者耳聞若干案例,可以說明不同台商對美國專利訴訟所衍生外部事務所費用控管鬆緊程度的差別:
(1) 台商X,公司內法務費用控管較嚴苛,指示美國律師以最低限度工作量方式進行防禦,大量仰賴歐美大廠共同被告所準備的書狀;導致台商X委任律師賺不到預期的高額律師費而抱怨連連,甚至在共同被告會議中吐槽客戶:"抱歉,我的客戶叫我 do nothing,所以我無法分攤任何防禦工作",最後訴訟進行過程中,台商X終究更換了辯護事務所。
(2) 台商Y,公司內法務控管得宜,訴訟策略掌握重點項目進行;訴訟中期,每個月訴訟費用平均約控制在 US$ 20 萬美元左右;律師得以適度發揮訴訟技巧和策略,費用支出也在公司可負擔範圍內;雙方合作愉快,訴訟也獲得好結果。
(3) 台商Z,律師建議的多個爭點同時進行;訴訟中期,每個月訴訟費用平均約 US$ 50 萬美元;整個訴訟纏訟數年後,雖然花費數千萬美金律師費,巨額投資並未在訴訟結果展現效益。
 
除了上述訴訟策略運用導致費用差異之外,作者覺得公司內法務人員的費用審查控管態度也是影響公司訴訟費用高低的重要因素 – (a) 是否訂定計費準則 (billing guideline) 和事務所約法三章,(b) 是否審查律師請款單,確認請款項目合理。
 
作者曾耳聞部分公司內法務人員抱持反對審查事務所請款單立場,認為:若審查己方委任辯護律師請款單,如此會打擊己方委任律師士氣,會影響律師們將來法庭訴訟攻防表現,將難以達成訴訟首要目標 -- 獲得勝訴.所以部分公司內法務人員主張不應審查刪減律師請款單金額。網站也確實報導過外國律師發文抱怨某些客戶要求事務所律師遵守20~100頁長篇幅的外部律師準則 (some general counsel impose 20, 40, or even 100 page outside counsel guidelines),認為如此會影響律師表現,到頭來實質損害客戶利益。
 
但作者認為要求委任事務所遵守2~3頁計費準則,要求最基本計費注意事項,每個月合理審查律師請款單,妥善溝通調整有疑義項目費用金額,實務上仍能兼顧公司費用支出控管和維持己方委任律師士氣。
 
外國網站列出若干外部律師事務所請款單普遍常見的問題, 也同時提出較佳請款單記載方式,作者謹把這些常見問題表列說明如下,並把收集到可能對應的計費準則中文內容舉例列出:

表、
訴訟費用控管之常見問題 
請款單常見計費問題 說明 計費程序可能文字內容:
模糊的計費工作內容說明
Vague Billing Descriptions
每個工作項目描述模糊,欠缺具體細節,使得客戶難以評估工作項目的必要性和訴訟攻防相關性,因此客戶會拒絕接受相關請款時數。
 
例如:工作項目出現下列模糊描述:雜項 (miscellaneous)、更新狀態(updating status)、通訊應對(correspondence).
請款單中的每個工作項目必需具體列出下列資訊:
(a) 提供服務之日期;(b) 提供服務之人員姓名;(c) 相關服務具體陳述;(d) 相關服務所花之時間,計時單位應記至0.1小時;(e) 該項服務之收費。
浮報填塞時間
Padding Time
律師為了達成事務所設定的每年收費時數目標,可能會誇大或填塞實際執行工作的時間。
 
例如:並未牽涉到實質爭點,律師一通更新狀態五分鐘簡短電話,或寥寥數字回覆客戶詢問文件繳交問題電子郵件,稍後在帳單上卻記載為0.4 小時.
律師應確保請款單註記的每項工作時數準確地反映執行該工作所花費時間,並希望該花費時間與工作項目的重要性和複雜性相吻合。
支出第三方費用
Disbursements
事務所需支付給第三方費用,例如:差旅機票,飲食,住宿費,傳真,郵寄,快遞費,專家證人費。
 
如果支付給第三方費用過高,會影響到客戶最後能支付給事務所的經費。
除非例外,官方文件需以郵件遞交,不應以傳真或派人親自遞送。
 
事務所需事先徵詢客戶同意後,始得聘雇外部專家或顧問。在委任專家之前,關於專家費用、付費時程、初步預算,以及收費原則(包含最低收費標準以及解約費用)之複本需送交客戶審核認可。
 
倘客戶同意支付差旅費,客戶僅支付經濟艙等級之機票費,差旅時間應分別條列列出。
行政工作
Administrative Work
訴訟過程必然會牽涉大量行政和文書工作,文書工作如:打字,歸檔和複印;行政工作如:教育訓練,準備發票請款單,準備會議通信或投影設備,或客戶利害衝突檢查。
 
部分客戶會傾向認為這些是事務所營運的成本,而非因應客戶個案發生的服務費,因此傾向不支付行政和文書工作費用。
除非客戶事前同意,否則客戶不支付辦事員性質人員的歸檔、打字、飲食或差旅費用。
 
請款單計費之事務項目不應包含準備或審核請款單、預算或決算之時間。
 
內部會議
Interoffice conferences
除非討論涉及實質性重要事項,否則客戶常常拒絕支付例行性內部會議相關費用,因為幾名資深律師同時參與相同會議,同時計算鐘點費,就會成為帳單上的一大筆費用。 除了案件辯護所必需以外,客戶不支付律師之間或法務人員間之內部會議之服務費。
新人教育訓練
Training
如果因為人員異動,導致事務所需安排新人來加入團隊處理訴訟,則新人對案件現況不熟悉,需要額外工作時間才能了解案件進度現況;客戶一般不願意為新人加速熟悉案件背景現況支付費用。 倘若人員配置之變更,非基於客戶之要求或委辦案件之本質時,則客戶不接受事務所所指派新律師重新了解熟悉案情所衍生額外時間之收費。
重複計算費用Duplicate Billing 同一件工作項目,同時出現在多位律師成員的服務費帳單中;如此工作安排,客戶必然會質疑,如此投入重複人力是否合理。
 
例如:眾多合夥人律師同時出席同一場法院開庭,或一篇簡短的爭點摘要書 (brief) 由四位受雇律師 (associate attorney) 共同完成。
倘該事務係指派由一資歷較淺者處理時,客戶希望被指派處理客戶事務之人員已擁有處理該工作之基本能力,以避免過多的內部諮詢、重複作業以及基本法律原則的廣泛研究。
 
除非事前已與客戶討論,一個特定工作應指派不超過一位律師。
 
除非事前得到客戶同意,客戶不支付事務所律師或法務人員多人針對同一文件進行重複審核。
複數個工作項目時間加總列為單一項目
Block Billing
把多個工作項目時間加總在一起,然後在請款單中僅列為單一計費項目,如此稱為 block billing,如此客戶將無法評估各個工作項目所花費的時間是否合理。
 
例如:請款單中單一記費項目內容為:"回覆 John 電子郵件,檢索 325 專利前案,審查動議草稿,研讀被控產品型號 #X的電極元件結構" 共計 4 小時。
請款單不接受 blocking billing 方式記載工作項目和時數,律師應該分別列出每個工作項目與對應花費時間和所收取費用。
委派工作要適合
Delegable Tasks
應確保工作項目是由團隊中能力相稱的合適成員執行。客戶會拒絕由資深昂貴的律師成員來執行原本應該是屬於資淺助理人員的工作項目。
 
例如:律師助理 (paralegal) 能勝任的法律判例研究,卻交由合夥人律師執行;行政助理 (clerk) 能勝任的文件歸檔和影印工作,卻交由律師助理執行。
在不得影響服務品質前提下,每一項工作應以最有效節省成本之方式指派給貴事務所中最適任之律師以及法務人員。
 
客戶要求能以 "完成工作的本質" 來按時計算服務費,而非依 "完成工作之人員職銜" 決定費用。例如,若一個律師從事本質上是屬於辦事員或律師助理的工作,那麼客戶不接受以律師鐘點費來支付該項工作之服務費。
Source:科技政策研究與資訊中心—科技產業資訊室(iKnow)整理,2017/11。
 
以上僅說明若干常見外部事務所計費問題,更完整的計費準則內容可參考網路上若干外國公司計費準則例, 外部律師準則樣本費用部分 (fees, invoice procedure, charges),以及紐澤西州政府的外部律師指引中認可收費項目 (acceptable fees) 相關規範,或是網路搜尋 "outside law firm billing guideline"以獲得更多參考資料.
 
當公司法務人員收到外部事務所請款單時,若發現有違反計費準則情事時,則可直接在請款單上將認為不合理時數處標出,刪除或註記公司方面認為合理時數,據此與事務所進行協商修正金額 後再支付服務費。
 

結語:
 
客戶委任外部律師事務所時,要求事務所遵守客戶制定的計費準則,這是客戶控管費支出的合理作法;如此讓外部事務所對客戶所要採取的計費程序有所遵循,也提醒事務所記帳請款時應採取比較謹慎精確的態度;如此降低事務所和客戶間因費用發生爭議不快的機率,讓彼此的合作互信基礎更加穩固,相信對整個訴訟成果也會有正面幫助。 (3380字;圖1)



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